業務効率化におすすめ！押さえておきたいビジネスツール入門編10選！

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福井達也

ポートレートや家族写真を中心に撮影活動しているフォトグラファー。バンタンデザイン研究所専門部を卒業後、広告代理店勤務を経て独立。母校で講師も行うなど幅広く活躍されている。

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はじめに

会社やチームのみならず、個人レベルでも「業務の効率化」は常に頭の片隅に置いておくべき、重要なマインドですね。日頃から生産性向上のために、ビジネスツールの情報を収集されている方も多いかと思います。

しかしビジネスツールは数多くの種類があるため、なかなかパッと概要を掴みきれないものです。そこで今回は入門編として「業務効率化にオススメの鉄板ビジネスツール10選」を紹介します。

ビジネスツールを選ぶ上で大切なこと

ビジネスツールを検討する際は、次の2つのことを大事にしましょう。

ツールの導入には一定のコストと手間がかかります。運用に乗るまでも慣れない作業を続けるため、強い目的意識がないと「便利だけど面倒だよな..」となりがちです。早々にツールの使用を止めてしまっては、導入にかけたコストや、関わったメンバーの工数も、ほぼ無駄になってしまいます。勿体ない事態を避けるために「何となく」での導入は避けましょう。

また強い目的意識があっても、ツールの仕様が自社の業務シーンの実態に即していなければ意味がありません。「高機能な点に惹かれて導入したはいいけど、自社の人員とリテラシーでは使いこなせなかった」というミスはあるあるです。ツールを実際に触る担当者を交えて、実際の業務シーンで無理なく使えるかを、できる限り具体的にシミュレーションしてみましょう。

ビジネスツールの主な種類

具体的なビジネスツールの紹介の前に、ビジネスツールの種類について理解しておきましょう。導入も使用も難しくなく、かつ業務効率を大きく改善できる主なツールとしては以下のような種類が挙げられます。

チャットツール

チャットツールはビジネスツールの中でも最も普及率の高いツールのひとつですね。社内の連絡はもちろん、社外の人との連絡にもチャットツールを使用するケースが増えてきました。連絡の頻度が低ければメールでも全然事足りますが、社外でも同じプロジェクトの関係者や協業者など、頻繁に連絡を取る場合はチャットツールの方が楽なケースが多いです。

チャットツールを使用するにはツールごとにアカウントを開設しなければいけません。つまり連絡を取りたい社外の人が、別のツールを使っている場合はわざわざアカウントを開設して複数のツールを使い分けなければいけなくなります。多くの会社が使っている大手のツールを選ぶのが鉄板ですね。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、主にタスクやプロジェクトの進捗を管理するためのツールです。ツールによって機能は様々ですが、基本的には次のような機能が備わっています。

プロジェクトとそれに紐づくタスクを登録して、それぞれの担当者とスケジュールを設定することができるわけですね。社員が多くなってきたり、リモートが増えてきたりで、プロジェクトやタスクの進捗を把握しきれなくなってきた管理者の方におすすめです。プロジェクトの実働メンバーにとっても、プロジェクトの全体像や今後の流れを把握しやすくなる効果もあります。無料プランのあるツールも多いので、試しに使ってみて選ぶのがおすすめです。

日程調整ツール

日程調整ツールは、主に社外の人とのスケジュールを合わせる際に便利なツールです。基本的な機能としては、

などがあります。カレンダーを共有するほどではない社外の関係者とのWEB会議や、WEB会議を伴う商談や面接を多く担当される方におすすめです。カレンダーへの登録忘れや、予定のダブルブッキングのリスクを大きく下げることができます。社外の顧客情報を扱うので、堅牢なセキュリティを携えたツールを選ぶことが重要ですね。

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、名刺の情報をデータ化するツールです。名刺をスキャンしてデータ化し、会社名や担当者名などの情報をリスト化できるため、大量の名刺の管理を大きく効率化できます。toBの事業における新規顧客のリードなど、名刺を大量に獲得するような場合にはほぼ必須級のツールです。

発展的な使い方をすれば、各名刺に「問い合わせ歴・営業アプローチ歴」などのマーケティングの情報を紐づけて管理することも可能です。また昨今では「デジタル名刺」の作成や交換機能を備えたツールも増えてきていますね。社外の個人情報を扱うため、セキュリティの強さにも注目してツールを選ぶ必要があります。

【チャット編】業務効率化におすすめのビジネスツール3選

まずはチャットツール編です。チャットツールに興味のある方は入門編として以下の3ツールを抑えておきましょう。

1.Slack

『Slack』は世界的なビジネスアプリ企業である「Salesforce」が提供するビジネスチャットツールです。世界で75万社以上の導入、デイリーのアクティブユーザー1,000万人を誇っており、日本でもデイリーのアクティブユーザーは50万人を超えています。

個人間のDMや組織のチャンネル作成など基本的な機能に加えて、拡張性に強みを持っているため、IT系の企業でよく使われています。Googleを初めとする他者のビジネスツールとの連携や、ボットによる便利な自動機能を使いこなしたい場合におすすめのツールです。

2.ChatWork

『チャットワーク』は「株式会社kubell」が提供する国産のビジネスチャットツールです。100人未満の中小企業に目を向けたシンプルで使いやすいUIと機能が特徴的で、国内のシェアは数年に渡ってNo.1の座を保持していました。

国産のツールなので「マネーフォワード」や「ジョブカン」など、その他の日本のビジネスツールとの連携性もバッチリです。

3.Microsoft Teams

Microsoftの「Teams(チームズ)」は世界で最も利用者の多いビジネスチャットツールです。特に大企業でのシェア率が高く、日本でも1,000人以上の大企業で最も使用されているチャットツールとなっています。

もちろんExcelやOutlook、OneDriveなどのMicrosoftのツールとの連携性が高いため、すでにOffice365を使用している企業にもおすすめです。Office365を使用していれば、追加料金なしでもTeamsの有料プランを使い始めることができます。

各ビジネスチャットツールにはビデオ会議機能が付属していますが、プランに応じて会議人数や時間に制限がかかっています。その点、Teamsは無料プランでも最大100人まで60分の会議を行うことができるなど、ビデオ会議に強みを持っているため、ビデオ会議多めの企業にもおすすめです。

【タスク管理編】業務効率化におすすめのビジネスツール3選

続いてタスク管理編です。タスク管理を効率化させたい場合は、次の3つのツールをチェックしてみましょう。

1.Trello

『Trello(トレロ)』はオーストラリアのソフトウェア会社「Atlassian(アトラシアン)」が提供するタスク管理ツールです。複数のカンバンに付箋(タスク)を貼ったり剥がしたりして、プロジェクトやタスクを管理する、シンプルな形式の使いやすいツールです。たとえば進捗度別に「思案中」「未着手」「実施中」「完了」の4つのカンバンを作り、色々なタスクをフェーズに応じて移動させていくような使い方ができます。

必要最低限な機能は無料プランでも十分に使えるので、タスク管理ツールを試しに使ってみたい方向けの入門ツールとしてもおすすめです。

2.BackLog

『Backlog(バックログ)』は日本のビジネスツール会社「株式会社ヌーラボ」が手がけるタスク管理ツールです。国産のタスク管理ツールとしては最も知名度が高いものの一つで、「経済産業省」や「キリンホールディングス」など有名な日本企業・団体にも多く使われています。料金内で一定の人数までアカウントを増やせる形式なので、利用人数が多いほどお得に利用可能です。

シンプルなカンバン機能に加えて「ガントチャート」や「タスク内フォルダ」、「親子タスク」などの便利な機能も備わっています。導入から運用定着までの支援プログラムもあるので、発展的な使い方を少しずつ覚えていくことも可能ですよ。

3.Asana

『Asana(アサナ)』は旧Facebookの2人のエンジニアが開発し、2012年にローンチされました。世界でも上位の人気を誇っており、国内外の有名企業も多く利用するタスク管理ツールです。直感的なデザインながらも比較的カスタマイズ性が高く、高機能に使用することができます。

しっかりとプロジェクト全体の管理にも長けており、タスクやプロジェクトの依存関係やタイムライン機能も充実しています。無料のプランもあるので、自分で使い方を学習しながらしっかりと使いこなしたい方におすすめのツールです。

【日程調整編】業務効率化におすすめのビジネスツール2選

続いて日程調整ツールです。社外関係者や見込み客との日程調整が大変になってきた場合は、次の2ツールがおすすめです。

1.スケコン

『スケコン』は「株式会社TIME MACHINE」が提供する日程調整ツールです。2020年にローンチされた比較的新しいツールですが、徐々に利用者数を伸ばしています。数ある日程調整サービスの中でも「コスパの良さ」が特徴的で、日程調整の条件や外部ツールとの連携機能が豊富なのにもかかわらず、比較的安価で利用することができます。

加えて無料プランは調整回数だけ8回と大きく制限がかかっていますが、それらの機能をほとんど利用することが可能です。まずは社内や個人の予定の調整などで使用感を確かめてみるのもよいでしょう。

2.TimeRex

『TimeRex(タイムレックス)』は『調整さん』でお馴染みの「ミクステンド株式会社」が提供するビジネス向けの日程調整ツールです。Salesforceやhubspot、sansan、GoogleAnalytics、広告コンバージョンタグなど、マーケ系やアナリティクス系の連携機能が充実しています。

顧客用に設置した日程調整ボタンの効果をWEBサイトのパフォーマンスと連動させて分析したり、既にある顧客情報と日程調整の履歴をリンクさせたりすることが可能です。日程調整も含めてより細かなマーケティング活動を行いたい場合にオススメのツールと言えます。

【名刺管理編】業務効率化におすすめのビジネスツール2選

最後に名刺管理ツールです。名刺を扱う枚数が多ければ多いほど、ツールを導入する価値は高まります。今後、大量の名刺を扱いそうな場合は、早めに名刺管理ツールの導入を検討しておきましょう。

1.Eight

『Eight(エイト)』は「Sansan株式会社」が手がける名刺管理ツールのひとつです。Sansan株式会社は他にも『sansan』という業界シェア80%超を誇る、法人向け名刺管理ツールも提供していますが、Eightとは次のような違いがあります。

• sansan：全社規模で名刺情報を他の顧客情報と連動させたい場合に使用
• Eight：個人規模で獲得した名刺情報をデジタル化して管理したい場合に使用

Eightは個人の営業マンや小規模なチーム、個人商店などの名刺管理に適しているというわけですね。また紙媒体の名刺をデータ化するだけでなく、そもそもデジタルの名刺を作って登録しておくことも可能です。同様にデジタル名刺を用意している相手同士であれば、スマホをタッチするだけで名刺データを交換することもできます。つながった相手に後からメッセージを送るなどSNS機能も搭載しており、無料で利用できるので気になる方は試してみてください。

2.Knowledge Suite

『Knowledge Suite(ナレッジスイート)』は名刺管理ツールというよりは、営業やマーケティング活動を効率化する「SFA」や「CRM」の一環として、名刺管理機能が含まれています。名刺管理ツールは同様の形態のツールも多いですね。リードとして大量の名刺を獲得し、細かに営業を重ねるtoBの事業者にオススメのツールとなります。

こういったツールは人数課金制のものが多いですが、定額制で人数無制限で使用できるのがナレッジスイートの特徴です。もともと低価格帯な上に、ツールを触る営業・マーケティング担当の人員が多いほどコスパよく使用することができます。また、SaaSには珍しく電話のカスタマーサポート窓口があり、有料ですが導入支援もあるため、サポートの手厚さも魅力です。初めてSFAやCRMを導入したい方にもオススメと言えるでしょう。

チャットや名刺のプロフィール写真にはこだわるのがおすすめ！

少し話が逸れますが、チャットやオンライン名刺など一部のビジネスツールにはプロフィール写真を設定するものがありますね。社内でのみ利用するものであれば体裁に気を遣う必要はありませんが、社外の人とやり取りするのであればプロフィール写真にもこだわるのがおすすめです。

写真次第で人の印象は大きく変わります。特に初めてチャットでやり取りする場合などは、プロフィール写真が見た目の第一印象を作るわけです。「人当たりがよさそう」「聡明そう」などの印象が感じられる写真であれば、その後のやり取りがスムーズになるでしょうし、逆もまた然りですね。たかがアイコンといえど、そのビジネスにおける役割はあなどれません。社外の人の目に触れるプロフィール写真が必要な場合は、ぜひクオリティにこだわってみてください。

好印象のビジネスプロフィール写真を撮影するならスタジオインディへ！

スタジオインディでも日頃から多くの方に、ビジネスプロフィール写真の撮影に利用いただいています。好印象のビジネスプロフィール写真は、ぜひノウハウと経験が豊富なスタジオインディにお任せください！

スタジオインディは各店のカメラマンとヘアメイクスタッフの技術力にこだわっています。ビジネスプロフィール写真の経験も豊富なので、ビジネスが円滑に進められるような万人ウケする写真の撮影が可能です。

またご本人の納得感も大切にしているため、撮影後のレタッチはお任せでなく、相談しながら作業する形式を採用しております。万が一ご納得いただけなかった場合は、一定の条件はありますが「再撮影や全額返金」にも応じておりますので、ぜひご気軽にお問い合わせください。

まとめ

業務効率を改善するビジネスツールは「解決すべき課題がある」と「現実的に運用できる」という2つの条件を満たした状態で導入することが重要です。様々な種類のツールがありますが「ツールの絶対的な機能」でなく、「現状の自分たちにとっての価値」で選定することをおすすめします。

もし写真を使用するツールを検討しているのであれば、ぜひこの機会にビジネスプロフィール写真にもこだわってみてください。目的に応じた好印象な写真は、ビジネスにおいても重要な”商売道具”になりますよ。